[IT]개인적인 옴니포커스(Omnifocus) 활용법

최근 iOS 8이 발표되면서 아이패드용 옴니포커스 2가 발매되었습니다. 옴니포커스 2에 대해서는 아래포스팅을 참고하시기 바랍니다. (2014.10 추가)

[아이패드용 옴니포커스 2 (OmniFocus 2 for iPad)]

저는 제법 오래전 부터 프랭클린 플래너를 사용해 왔고, 아이패드를 구입하면서 아이패드를 이용해 시간관리, 업무관리를 해왔습니다. 예전 포스팅을 통해 제가 iPad의 Pocket Informant를 이용하는 법에 대해 말씀드린 적도 있죠.

 

올해초 새해를 맞이하고, 자칭 프리렌서가 되면서 나태해 질지 모르는 저 자신을 바로 잡고자 오랫만에 하이럼 스미스의 "10가지 자연법칙"을 다시 읽고, 제가 PI와 다른 앱들을 이용하여 일정 및 할일 관리 하는 법에 대해 재고를 하던 중, 유명한 GTD 앱인 Omnifocus를 검토하게 되고, 결국은 옴니포커스로 제 할일 관리 앱을 바꾸게 되었습니다.

 

인터넷에 옴니포커스, 포캣인포먼트의 사용법, 특징들은 잘 나와 있습니다. 때문에 저는 제 경우에 어떻게 활용하는지, 그리고 어떤 이유로 옴니포커스로 갈아 타게 되었는지를 중심으로 포스팅을 하도록 하겠습니다.

 

오늘은 지난 포스팅에서 옴니포커스에 대해 설명드린데 이어 제가 활용하는 방법에 대한 이야기 입니다.

 

1. 프랭클린 방식이냐, GTD냐 - 극히 개인적이고 주관적인 의견

 

하이럼 스미스의 책을 처음 읽던 순간부터 저는 프랭클린 플래너 방식의 시간관리의 옹호자였습니다. 팀원들이건 누구건 적극 추천했죠. 주위 많은 사람들이 급한 일 때문에 중요한 일을 등한시 하는 것을 보면 가슴 아팠구요. 회사조차 중요한 일과 급한 일을 가려 처리 못해 위기에 처하는 모습을 보기도 했죠. 오늘의 할일은 제 장기 목표에 따라 결정되며, 그 장기목표는 제 지배가치에 따라 결정된다는 철학은 어떤일을 먼저해야 하는가에 대해 원칙적으로 늘 올바른 해답을 제시한다고 생각합니다. 아이의 유치원 졸업식에 갈것인가, 중요한 클라이언트와의 회의에 참석할 것인가는 본인의 지배가치에 따라 결정해야 함에도 그러지 않고, 그러지 않기에 늘 선택과 결과에 후회를 하는 것이지요.

 

이런 중요한 일 부터 무조건 먼저하라는 프랭클린 방식의 접근법이 실생활에서, 특히 하급직원의 경우에는 어울리지 않으며, 관리자의 경우에도 마찬가지기에 결국 지금의 상황에 따라 해결할 수 있는 일은 일단 해치워 버리라는 GTD 방식이 보다 설득력 있다는 주장도 틀리지는 않습니다. 특히나 어떤 과업의 달성에 꼭 필요한 context가 없다면 그 일을 할 수 없다는 주장은 극히 공감하는 내용이죠. 오늘 해야하는 일중 가장 중요한 A1과업이 사장에게 A프로젝트의 마케팅 전략을 승인 받는 것이라 할 때 마냥 사장이 보고 받을 시간이 나기를 기다리며 다른 일을 안하는 건 미련한 일이죠. 즉, A1을 위한 context가 충족되었음에도 그 일을 안하는 것은 문제지만 그 context가 충족되기를 기다리면서는 다른 일을 하는게 맞다는 것이죠. 다만, 선택의 문제, 중요도와 우선순위의 결정에 있어서는 프랭클린 플래너의 방식을 사용하는게 맞구요.

 

결국 저는 큰 틀에 있어서는 프랭클린 플래너의 철학을 이용하지만, 도구로는 GTD 앱인 옴니포커스를 이용해서 두 방식의 장점을 혼용하기로 했습니다.

 

2. 할일 만들기

 

옴니포커스 또는 GTD의 inbox 기능은 매우 강력합니다. 무엇인가 해야할일 검토해야할일, 아이디어 등이 떠오르면 그냥 inbox에 액션(할일) 하나를 만듭니다. 그리고 제는 이 inbox를 프랭클린 플래너에서 말하는 "마법의 시간"에 검토합니다. 검토에 의해서 시간을 두고 달성할 흥미로운 일이라면 프로젝트로 바꾸거나 올바른 컨택스트를 부여하거나 하죠. 또 나중에 검토해야 할 사항이라면 나중에 검토할 수 있도록 별도로 모아 놓습니다.

 

아이패드, 아이폰이 제 곁을 떠날 일이 없으니, 늘 아이디어와 해야할 일을 inbox에 기록하는 것은 손쉽습이다. 아울러 웹서핑중 뭔가 할일이나, 아이디어로 연결되는 내용을 보면 바로 인박스와 연결할 수 있는 기능을 옴니포커스가 제공하기 때문에 편리합니다. 관심가는 페이지에서 책갈피 막대를 탭하면 바로 옴니포커스에 할일이 생성되고 자동으로 링크가 걸립니다. 나중에 이 링크를 확인하고 검토하면 그만이죠.

 

 

위 캡쳐 화면처럼 위키피디아의 옴니포커스를 검색해 보다가 이거 나중에 읽어야지 하는 할일이 생기면 바로 즐겨찾기에서 옴니포커스로 보내기를 탭하면 옴니포커스에 할일을 만들고 자동으로 링크를 넣습니다. 나중에 적당한 시점에 할일을 보고 읽으면 되죠.

 

3. 프로젝트

 

포켓 인포먼트의 경우 프로젝트가 폴더로 바뀌면서 없어졌습니다. 때문에 폴더로 큰 의미의 프로젝트를 관리하고 그 밑에 할일들을 넣어 사용했습니다. 여기에 태그로 누구에게 업무를 지시했는지 등을 표시하고, 역시 태그로 과업의 진행 단계를 표시했죠. 즉, A프로젝트에 할일들은 A프로젝트의 폴더에 모두 들어가 있고, 그 프로젝트의 마케팅 보고서 승인이라는 할일이 있다면 그 밑에 한단계 낮은 할일을 부여하고 (솔직히 포켓 인포먼트는 이게 좀 비직관적이고 힘들게 되어 있습니다) 그 일이 B차장에 부여된 일이면 B차장이란 태그를 달고, 그 일의 진행 단계에 따라 업무지시-진행중-검토-결재중-승인 등의 단계에 따라 태그를 달아 관리했죠. 이렇게 하면 결재과정까지 리뷰할 수 있었습니다.

 

옴니포커스의 경우는 폴더와 프로젝트가 다르고, 폴더는 다층구조가 가능하기 때문에 "업무" 폴더에 "A프로젝트" 폴더를 만들고 그 밑에 "마케팅 전략" 이란 프로젝트를 만든 뒤 그것이 진행되기 위한 프로시져 들을 액션으로 만들어 관리가 가능합니다. 따라서 지금 해야할 액션이 좀 더 뚜렸하게 나타나는 장점이 있죠. GTD에서 프로젝트라는 개념이 흔히 말하는 큰 의미의 프로젝트가 아닌 어떤 단계나 각각의 행동들의 조합이라는 의미기 때문에 옴니포커스 스타일이 더 GTD에는 어울릴 수 있다고 생각합니다.

 

따라서 이제는 A프로젝트라는 "폴더"에 "마케팅 전략 보고", "1/4분기 회계 전산마감" 같은 프로젝트들이 들어가고, 각각의 프로젝트들은 "브레인 스토밍 회의 개최", "전략서 드래프트 작성" 등의 액션들이 들어가는 방식으로 관리됩니다.

 

 

위 화면처럼 Family 폴더에 가족과 관련된 프로젝트들이 들어 있는게 보입니다. 여기서 아들 시우가 만든 롤링볼의 동영상을 제작해서 유튜브에 올리는 프로젝트는 펼쳐 보여지지만, 다른 것 처럼 필요에 따라 접어 놓을 수 있습니다.

 

4. Context 재구성

 

앞서 이야기 드린 대로 context(컨텍스트)는 GTD에서 가장 매력적이고 의미 있는 개념입니다. 헌데 많은 활용예들을 보면 그냥 장소, 시간, 도구 정도로만 기술되어 있고, 이 컨텍스트란게 겹치기도 하고, 정하기 어렵다는 이야기들도 나오곤 합니다. 어떤 분들은 옴니포커스가 다단계 컨텍스트가 되는 것을 이용해 "장소/시간/여유시간" 정도의 다단계로 컨텍스트를 부여한다고 합니다. 예를들어 "회사/오전/1시간이내" 같은 컨텍스트를 만들어 놓고 오전에 회사서 한시간 남짓 시간 여유가 있는 경우 이 컨텍스트를 찾아 일한다는 것이죠.

 

문제는 저도 남들이 하는 방식으로 장소나, 도구 같은 것으로 해놓으니 별로 쓸모가 없더군요. 예를들어 "컴퓨터" 같은 컨텍스트 또는 "온라인" 같은 컨텍스트는 제게 의미가 없는게 아이패드, 아이폰을 사용하는 이상 온라인이 아닌적이 없다는 것이죠. "회사" 같은 컨텍스트도 회사에서만 해야하는 할일이 생각보다 없습니다. (제가 요즘 프리렌서라 그런게 아니고) 회사서 누군가에게 보고 하는 일이라면 회사라는 장소가 아닌 그 보고받는 "누구"가 컨텍스트여야 하는거죠. 즉, 도구와 장소, 시간 등이 이제 필수불가결의 요소로 작동하는 경우가 많이 줄었다는 겁니다. 특히나 저의 경우에는 프리가 되면서 더 그렇죠. 제 경우 한 약속이 끝나고 다른 약속까지의 공백시간을 때우려고 커피샵에 있을 때도 아이패드가 있으면 대부분의 일을 할 수 있는 상태가 됩니다.

 

전 회사에서 관리자를 할 때에도 느끼던 바였는데 (따라서 일반적인 회사원의 경우도 마찬가지라 생각됩니다) 프리가 되니 오히려 제 컨텍스트는 제가 어느정도 집중할 수 있는 시간적, 정신적 여력이 있냐가 중요하게 작용하곤 합니다. 즉, 똑같이 집에 있어도 와이프, 아이들로 부터 자유롭게 집중해서 뭔가를 할 수 있는 여유가 되는 경우와 그렇지 못한 경우는 전혀 다르다는 것이죠. 의뢰 받은 자료를 작성하거나, 블로그에 올릴 초안을 잡거나, 독서를 하거나 하는 경우는 제가 "집중"할 수 있는 시간과 정신 상태여야 가능한 거죠. 저는 이점에 착안해서 이런 시간적, 정신적 몰입 필요성을 이런 일들의 컨텍스트로 만들었습니다. 반면 잠깐의 여유시간에 할수 있는 일들의 경우, 예를들면 온라인으로 응모했던 결과 확인, 구입하고자 했던 음반에 대한 리뷰 검색 등은 짜투리 시간에 어디서건 장소에 상관없이 가능합니다. 바로 이런 상황이 컨텍스트가 됩니다.

 

이런 집중도에 따라 저는 "Full Focus"과 "Spare Time"이란 컨텍스트를 만들었습니다. 사고의 깊이가 필요하고, 최소 30분 이상 집중해야 하는 경우 "Full Focus" 컨텍스트에 배치합니다. 업무상 중요한 이메일 쓰기, 깊은 사고와 집중이 필요한 책읽기, 블로그 초안잡기, 음악듣기 같은 경우죠. 반면 이메일 체크하기, 간단한 음반 라이너노트 읽기, 메모해 놓았던 사안에 대해 검색하기 등은 "Spare Time"에 배치됩니다. 다시 말하지만 이런 일들은 제가 어디서건 할 수 있는 일들이고 제가 여유가 있느냐가 중요한 요소입니다.

 

물론, 저도 기존에 쓰던 방식도 혼용합니다. 집안청소는 "집"에 없으면 어떤 경우에도 할 수 없으니, 이경우 "집"이 컨텍스트가 되겠죠. 업무상 A라는 특정인물과 만나서 해야하는 것이라면 당연히 A가 컨텍스트가 되구요. 따라서 저는 제 시간과 정신 상태에 따라 집중이 가능한 상태에 대한 컨텍스트, 그냥 아무 생각없이 틈나면 할 수 있는 일에 대한 컨텍스트를 중심으로, 장소로는 집과 지금 수원에 살기 때문에 약속 등으로 서울에 외출했을 경우 처리해야할 경우에 해야할 "서울" 컨텍스트를 사용합니다.

 

여기에 "전화"는 별도의 컨텍스트로 사용하는데 제 전화의 대부분은 일과 관련되기 때문에 전화통화를 하기에는 단순한 여유시간과 정신상태만으로는 부족한 것 같더군요. 그렇다고 집중해서 뭐 하듯 긴시간 전화할 일도 아니구요. 따라서 전화하기 좋은 타이밍에 처리할 수 있게 "전화"는 별도의 컨텍스트로 넣었습니다.

 

 

나머지는 꼭 필요한 사람들이죠. 사람들도 아내와 아이들은 하나의 컨텍스트로 묶었습니다. 아들만 필요하거나 딸만 필요한 일들도 있지만, 아직 아이들이 어려 대부분 함께 해야 하는 이상 그냥 가족으로 묶는게 단순하고 편리하더군요. 사람들도 구태여 복잡하게 세분화 하지 않고 분류했습니다.

 

여기에 향후의 음반구매, 책구매 등의 위시리스트는 별도의 컨텍스트로 정리했습니다. 제가 일주일에 서너번 이상 강남에서 약속이 있는데, 약속과 약속 사이에 애매한 시간을 교보 강남점에서 때우는 경우가 종종 있습니다. 이때 생각난 김에 구입하거나 읽어 볼 수 있게 만튼 컨텍스트입니다.

 

5. 프랭클린 플래너를 이식하다 - Weekly Compass

 

프랭클린 플래너에서는 매주 Weekly Compass에 신체적, 정신적, 사회/감성적, 영적으로 한가지 꼭 해야할 일을 적고, 자신의 역할 별로 한가지씩의 할일을 적은 뒤 최소한 그 일만이라도 꼭 달성하라 하고 있습니다. 이 위클리 컴파스에 들어가는 일들이야 말로 본인의 지배가치와 역할에 매우 중요한 일들이기 때문이죠. 저도 이런 접근법이 매우 중요하다고 생각하고 있습니다.

 

헌데, 아이패드용으로 프랭클린 플래너 앱이 나와 있지 않고, PI나 옴니포커스나 GTD 기반이기 때문에 위클리 컴파스 같은 기능은 없습니다. 따라서 저는 Weekly Compass라는 프로젝트를 하나 만들어 프로젝트중 가장 위로 올렸습니다. 그리고 이 프로젝트에 그주에 해야할 신체적, 정신적, 사회/감성적, 영적인 할일을 넣는 것이죠. 이렇게 해놓으면 프로젝트를 리뷰할때나 하루하루를 리뷰할 때 가장 먼저 눈에 띄게 됩니다. 아울러 이 일들에는 무조건 중요하다는 뜻으로 플래그를 붙여 줘서 언제건 볼 수 있게 합니다.

 

역할별 할일도 여기에 넣어도 되겠지만 저는 주초 일주일을 계획하면서 역할별로 한가지씩의 일을 정해 플래그를 붙여주는 것으로 대신합니다. 이러면 언제건 깃발 달린 일들을 보면서 이 일들을 볼 수 있고, 먼저하게 되죠.

 

6. 프랭클린 플래너에서의 중요도 응용

 

프랭클린 플래너 방식은 매일 특정한 시간을 정해 (주로 일과 시작전) 자신의 사명, 역할, 지배가치 등을 음미하고, 장기 계획들을 리뷰한 뒤, 그날의 할일들을 나열하고 이 지배가치에 맞게 중요도를 ABC로 정하게 하고 있습니다. A는 꼭 해야할일, B는 해야할일, C는 할수 있으면 해야할일 정도랄까요. 그리고 각각의 단위에도 순서를 정해 123을 붙입니다. 따라서 이렇게 세팅이 되고 나면 무조건 A1을 먼저하고, A2를 합니다. 그래서 최소한 A로 구분된 일은 그날 끝낼 수 있도록 합니다. 이러면 그날 모든 일을 다하지는 못했어도 중요한 일은 다한거죠.

 

앞서 말씀드린 것처럼 매우 중요하고 소중한 원리이자 지침이지만 불가능할 때가 있습니다. 하지만 이렇게 상황논리만으로 중요한 일을 하지 않고 컨텍스트에 맞는 일만 해치우기로 하는건 결국 큰 그림에 있어 실패하는 삶을 살게 될 확률이 높습니다. 정말 바쁘게 살아왔지만 막상 이룬게 없는거죠.

 

따라서 저는 오늘 해야되는 일 중에 A로 평가할 수 있는 일은 Flag를 달아 놓습니다. 그리고 Flag가 달린 일은 그날 꼭하려 노력하죠. 만약 그 컨텍스트가 Full Focus이거나 특정인을 필요로 한다면 지금 제 상황의 컨텍스트에서 할 수 있는 일을 미루고 스스로 컨텍스트를 Full Focus로 만들어 집중할 시간을 마련합니다. (집이라면 가족들에게 지금 중요한 일이 있어 한시간 동안 방해하지 말라 선언합니다) 특정인이 필요하다면 특정인을 만나야겠죠.

 

즉, 컨텍스트에 맞게 일을 하지만, 필요하다면 어떤 일을 위한 컨텍스트를 스스로 만든다는게 GTD를 프랭클린 플래너 철학에 맞춰 사용하는 요점입니다.

 

7. 사명서, 지배가치, 역할, 미래계획 등

 

프랭클린 플래너는 사명서, 지배가치에 대한 기술, 역할에 대한 기술, 미래 계획에 대한 액션플랜 등을 늘 소지하고 다니게 합니다. 그래서 하루 계획을 세우고, 일주일 계획을 세우고 할 때 늘 참조하고 리뷰하게 하죠. 옴니포커스에 이런 것들을 폴더로 하나 만들고 프로젝트화 해서 넣어도 되겠지만 저는 좀 다른 방법을 씁니다. 어썸노트를 이용하는 것이죠.

 

우선 지배가치, 역할 등을 체계화하기 위해 iThought를 사용해 마인드맵 스타일로 만듭니다. 그리고 그것을 그림으로 저정한 뒤 어썸노트에 "사명서/지배가치"라는 폴더를 만들어 넣어두는 거죠. 그러면 언제건 리뷰하며 볼 수 있고, 필요하다면 iThought에서 수정할 수 있습니다. 미래계획도 결국 역할이나 지배가치에 의해 세워지기 때문에 마인드맵 방식으로 작성을 해두면 편합니다. 구체화 된 미래계획이라면 옴니포커스에서 프로젝트나 폴더로 만들어 관리하고, 구체화 되지 못한 경우는 단순 프로젝트로 만들어 향후 검토할 수 있게 해둡니다.

 

아울러 어썸노트에 "Daily Notes" 폴더를 만들어 매일매일의 중요사항을 기록합니다. 또 "Networks"라는 폴더에는 제가 만나는 사람들로 구성된 메모들을 만들어 프랭클린 플래너에 포함된 고객카드 같은 용도로 쓰죠. 예를들어 오늘 A사장과 통화했다면 "Daily notes" 폴더의 오늘 날짜 메모에 "11:30 A사장 통화 - P프로젝트 관련" 정도로 적어두고 통화의 주요내용은 "Networks" 폴더의 A사장 메모에 오늘날짜로 기록해둡니다. 이러면 나중에 A사장과 이야기하거나 할때 히스토리를 볼 수 있죠. 물론 어썸노트는 이런 저런 스크랩 기능으로도 사용하구요.

 

물론, 프랭클린 플래너의 원칙은 하나로 다 하라는 겁니다. 헌데 결국 아이패드가 "하나" 아니겠냐는게 제 생각입니다. 즉, 한 앱으로 관리할 필요 없이 제가 늘 소지하고 다니는 아이패드로 일정, 할일, 역할과 사명 등을 관리하면 된다는 것이죠.

 

아마 모두에게는 각각에 맞는 시간, 할일 관리법이 있을 겁니다. 저는 이곳저곳을 보아도 프랭클린 플래너의 방식과 GTD를 병용할 수 있는 방법이나, 컨텍스트에 대한 제 스타일의 변용에 대한 포스팅을 못 봤기에 그냥 이렇게 관리하는 사람도 있구나 하고 제 관리법이 도움이 되었음 하는 마음입니다.

 

MF[ME]