[IT]Omnifocus for iPAD (아이패드용 옴니포커스)

최근 iOS 8이 발표되면서 아이패드용 옴니포커스 2가 발매되었습니다. 옴니포커스 2에 대해서는 아래포스팅을 참고하시기 바랍니다. (2014.10 추가)

[아이패드용 옴니포커스 2 (OmniFocus 2 for iPad)]

저는 대리시절 부터 프랭클린 플래너를 사용해 왔고, 아이패드를 구입하면서 아이패드를 이용해 시간관리, 업무관리를 해왔습니다. 예전 포스팅을 통해 제가 iPad의 Pocket Informant를 이용하는 법에 대해 말씀드린 적도 있죠.

올해초 새해를 맞이하고, 자칭 프리렌서가 되면서 나태해 질지 모르는 저 자신을 바로 잡고자 오랫만에 하이럼 스미스의 "성공하는 시간관리와 인생관리를 위한 10가지 자연법칙"을 다시 읽고, 제가 PI와 다른 앱들을 이용하여 일정 및 할일 관리 하는 법에 대해 재고를 하던 중, 유명한 GTD 앱인 Omnifocus를 검토하게 되고, 결국은 옴니포커스로 제 할일 관리 앱을 바꾸게 되었습니다.

오늘은 Pocket Informant와 비교를 중심으로 제가 갈아탄 Omnifocus의 장점들을 설명드리고, 다음 기회에는 제 나름대로의 활용법을 설명드리고자 합니다. 인터넷 상에 옴니포커스에 대해서 많은 포스팅들이 있기에 개요 보다는 디테일한 쪽을 중심으로 하겠습니다. 하이럼 스미스를 읽고 뭔 GTD 이야기를 하냐는 분들이 계실 수 있는데 그에 대한 대답은 활용법을 포스팅 하면서 말씀드리겠습니다.

1. 옴니포커스란

제가 쓰는 버전은 아이패드용 Omnifocus와 아이폰용 Omnifocus입니다. 두 앱을 따로 구매해야합니다. 원래는 아이패드에서만 사용하려 했는데, 써보니 좋아서 아이폰에도 깔아버렸습니다. (단, 가격이 비싸고 할인도 거의 안합니다.)

옴니포커스는 대표적인 맥용(iOS용) GTD 프로그램입니다. PC 버전, 안드로이드 버전은 없습니다. GTD는 프랭클린 플래너 방식과 함께 시간과 할일을 관리하는 대표적인 방식인데 두방식에 장단점이 있지만 그건 다음 포스팅으로 미루고 오늘은 그냥 GTD 도구로서의 옴니포커스에 대해 다루겠습니다.

그냥 옴니포커스는 사소한 개인적 할일(빨래하기, 이발하기) 부터 세상을 구하는 프로젝트까지 할일들을 관리해서 적절한 상황에 적절한 할일을 할 수 있게 도와주는 도구라 생각하시면 됩니다.

2. 포켓 인포먼트를 썼던 이유, 떠난 이유

저는 이전 포스팅에서 언급한 것처럼 아이패드로 일정과 할일을 관리하면서 상당기간 Pocket Informant라는 도구에 의존했습니다. 주변에서 제 관리방식을 보면서 그렇게 지독하게 관리하니 팀원들이 빠져나갈 틈이 없겠다고도 했죠. 제가 PI를 선택한 가장 큰 이유는 늘 써오던 프랭클린 플래너의 느낌이 살아 있고 한 앱의 한화면에서 그날의 일정과 할일을 함께 볼 수 있다는 것이었습니다. (아래 화면에서 왼쪽이 일정, 오른쪽은 할일의 리스트입니다)

 

그날 그날의 계획을 세우면서 멀티 윈도우를 지원하지 않는 아이패드에서 일정 앱과 할일 앱을 넘나들며 계획을 세우는건 비합리적이고, 프랭클린 플래너의 원칙인 한가지 도구만 쓰라는 지침에도 어긋나는 일이죠. 사실상 PI가 이렇게 일정과 할일을 한화면에 보여주는 유일한 앱이고, 특히 그날의 일정과 할일을 크게 보여주는 Today 탭은 그야말로 딱 필요한 기능이었습니다.

아울러 열명 정도의 팀원과 함께 일하고 10여개의 프로젝트를 진행하면서 이런저런 구분이 필요했는데, PI는 이점에도 강점이 있었습니다. 크게 할일들은 폴더로 구분되고(전 이 폴더를 프로젝트별로 구분했습니다) 폴더안에 할일들을 넣고, 그 밑에 그 할일의 서브 할일들을 구성할 수 있습니다. PI도 GTD 개념이 도입되어 컨택스트의 구분이 가능합니다. 아울러 태그란 막강한 도구가 있어서 저는 제가 해당 할일을 지시한 팀원에 따라 태그를 주었습니다. (관리자로서 직접 하는 일보다는 과정을 점검해야 하는 일이 대부분이죠) 여기에 프랭클린 플래너의 장점을 살린 중요도도 부여할 수 있고, 아이콘 까지 있어 그 아이콘으로 해당 할일의 단계를 점검 했습니다.

이렇게 잘 쓰던 PI에도 문제가 있고, 부족한 점들이 있었는데 우선 조금 불안정했다는 것입니다. 가끔씩 강제로 프로그램이 종료되곤 했죠. 물론 그런 문제가 있을 때마다 업데이트를 통해 대부분 해결됬지만 이런 문제는 사용자를 불편하게 하는게 사실입니다. 아울러 관리해야할 것들이 많아지고 복잡해질수록 프로그램이 좀 느리지 않은가 하는 생각이 들었습니다. 또한 다른 앱을 사용하다 들어가는 경우 로딩 시간이 약간이나마 필요하다는 것도 불편했죠. 이런 불편은 그럭저럭 참았지만 문제는 한화면에 많은 것을 볼 수 있는 것이 어느 순간 단점이 되기 시작했습니다. 너무 복잡한 느낌이 들고, 원하는 것만 보지 못하고 찾아야 하는 사태에 이른 것이죠.

더구나 아이폰을 쓰면서 별도의 비용없이 아이폰에서도 사용할 수 있는 건 큰 장점이었지만 동기화는 머리가 아플 지경이었습니다. PI에서 지원하는 서버를 활용하건 tooledo를 이용하건 할일의 동기화가 느리고 원활치 않더군요. 그리고 아이패드에 익숙해지면서 다이어리를 모방한 디자인과 인터페이스가 오히려 시대에 뒤쳐진 느낌이 들었습니다.

3. Omnifocus의 초대

불만은 다른 것을 찾아보게 만들었죠. 아무리 찾아도 일정과 할일을 함께 관리하는 앱으로 PI만한건 없더군요. 그러다 꼭 일정과 할일을 한 앱으로 관리하겠다는 고집만 버린다면 더 나은 방법이 있지 않겠냐는 생각이 들었습니다. 특히 아이패드의 기본 캘린더는 제 입장에서 빠르고, 디자인도 미려하고 필요한 기능들은 대부분 있었습니다. 물론 반복 일정의 설정에 있어 불편한 부분도 있지만 정 필요하면 구글에서 세팅하는 부분도 가능했죠. 때문에 그냥 기본 캘린더를 사용하면서 할일을 관리하는 앱을 찾기로 했습니다.

프리가 되어 PC와의 싱크가 의미 없어진 상황에서 이런 저런 앱들을 살펴 보았지만 Omnifocus 만한 앱이 없다는 생각이 들었습니다. 디자인이 아이패드용 앱 답게 깔끔하고 (솔직히 PI는 아이패드용 앱다운 느낌이 아니죠) 빠르더군요. 글씨들도 큼직해서 보기도 깔끔하구요. 일반적인 다이어리의 느낌을 배제하니까 디자인이 더 깔끔하고 내용을 보기도 더 좋습니다.

특히 forecast 기능을 활용하면 캘린더의 일정을 보면서 그날 그날의 할일을 점검하고 계획할 수 있기 때문에 옴니포커스에서 일정을 직접 생성할 수 없다는 것을 빼면 문제가 없었습니다. 더구나 기본 캘린더와 옴니포커스 모두 빠르기 때문에 둘사이 전환도 문제 없더군요.

 

 

위 그림처럼 해당 날짜의 일정들을 보면서 할일을 계획하고 정리 가능합니다. 보시면 아랫쪽에 오후 12시부터 OOO국장과 점심 약속이 있네요. 아울러 화요일은 OO업체와 세부조건에 대한 협의 통화만 하면 큰 일은 없는 듯합니다.

옴니포커스의 폴더는 진짜 폴더 같습니다. 폴더안에 또 폴더를 만들어 관리할 수 있죠. 따라서 회사/월간업무/마케팅보고서 같은 스타일의 폴더를 만들고 할일이나 프로젝트를 관리할 수 있습니다. 아울러 프로젝트가 서브 프로젝트를 가질 수는 없지만 할일들은 다중체계로 관리할 수 있기 때문에 편리합니다. 아울러 컨택스트도 가지치기가 되어 서브 컨택스트들을 가질 수 있습니다. 예를 들어 거래처/서울/강남/ 같은 컨택스트를 가질 수 있죠.

GTD에 프랭클린 플래너의 중요도를 요구할 수는 없겠지만, 저는 플래그 기능을 이용해 중요도를 표시합니다. 즉, 어떤 일이 중요해서 꼭 해야하는 것이라면 플래그를 달아 놓고 그날 그날 신경쓰는 것이죠. 위 캡쳐를 보면 세부조건 협의라는 할일 옆에 깃발이 표시되어 있는 것을 볼 수 있습니다.

옴니포커스는 반복되는 일에 대해서 PI보다 반복의 옵션이 다양합니다. PI는 매주 월요일 반복되거나 20일 마다 반복되는 스타일로 반복을 정할 수 밖에 없는데, 옴니포커스는 완료된 날로부터 계산하는 옵션이 두가지나 있습니다. 예를들어 미국의 친척에게 2주에 한번은 전화해야 겠다고 마음먹고 할일을 정해두는 경우 PI는 할일을 격주 월요일 등의 방법이나 매14일 마다의 방법으로 설정하는 방법밖에 없고, 좀 바쁜 일이 있어 이번 월요일 전화를 못하고 다음주 화요일에 전화를 했다고 해도 또 그 다음주 월요일이면 미국에 전화하기 할일이 나타납니다. 하지만 옴니포커스는 전화를 실제로 한 날로부터 14일 뒤에 다시 전화를 해야하는 것으로 세팅할 수 있습니다. 상당부분의 반복적인 할일에 있어 이런 기능은 무척이나 합리적이고 유용합니다. 아울러 이 반복의 기준을 할일의 시작일이나 마감일 둘중에 선택해서 정할 수 있습니다. 예를들어 위에 안부 전화하는 경우는 주기가 돌아오는게 중요하지 그 마감일이 정해져 있지 않지만, 15일 마다 어떤 보고서를 제출해야 한다고 한다면 마감일 기준이 좋겠죠. 

아이패드용을 구입하고 사용한 뒤 얼마 되지 않아 아이폰에도 있으면 좋겠다는 생각이들어 아이폰 버전도 따로 구매했습니다. 둘 사이의 동기화는 빠르고 안정적입니다. 설사 한쪽이 온라인이 안된 상황이라 하더라도 나중에 얽히는 일 없이 정리가 되더군요. 물론, 옴니포커스는 맥용이기 때문에 PC, 안드로이드를 사용한다면 아이패드만 사용해서 관리할 수 밖에 없습니다. 헌데 솔직히 아이패드 버전을 쓰면서 PC버전이 필요할지는 의문입니다.

 

4. 옴니포커스로 바꾸고 달라진점

묘한게 PI에서 한화면에 일정과 할일을 놓고 볼 때보다 Forecast 모드로 보면 더 큰틀에서 할일의 관리가 되더군요. 순식간에 프로젝트, 컨택스트, 폴더등을 오가면서 리뷰할 수 있기 때문이고, 각각의 기능들에서 해야 할일들이 다른 불필요한 일들의 방해를 받지 않고 일목요연하게 볼 수 있기 때문인 듯 합니다.

프로젝트나 폴더는 언제건 펼치고 닫을 수 있기에 늘 지금 이순간 해야할일, 할수 있는 일에 집중할 수 있는 장점이 있습니다. 더불어 같은 방법으로 좀 더 장기적인 프로젝트들에 대한 수시 점검도 가능해서 삶의 목표를 향해 제대로 나아가고 있는지 알기가 더 편합니다.

또한 웹에서 읽은 내용을 바로 링크와 함께 할일로 만들어 주는 기능이 있기 때문에 정보를 놓칠 일이 없고, 노트기능이나 사진 등의 첨부가 PI에 비해 많이 편합니다. 실재로 이 포스팅도 그냥 "옴니포커스 라뷰하기"라는 할일의 노트에 드래프트를 작성한 뒤 포스팅 한 것입니다. 즉, 제가 집중할 수 있는 시간이 될 때마다 Full Focus 컨택스트중 블로그 아이디어라는 프로젝트중에 옴니포커스 리뷰하기라는 할일로 들어가 틈틈이 작성한 것이죠.

무엇보다 가장 큰 장점은 이런 편리함과 직관적 구성, 미려한 디자인은 자꾸 옴니포커스 화면을 바라보게 한다는 것입니다. 때문에 자꾸만 할일을 생각하고, 세분화 하고, 아직 구체적인 내용이 없는 일들을 업데이트하고 하면서 앞으로 나아갈 수 있다는 것이죠.

다음에는 제가 실제로 어떻게 활용하는지를 포스팅하겠습니다.

 

MF[ME]